Ochrana osobních údajů
Poučení o ochraně osobních údajů
Příloha ke Knihovnímu řádu Obecní knihovny Bořetice
Obecní knihovna(OK) Bořetice zpracovává osobní údaje čtenářů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon) a je správcem osobních údajů.
Osobním údajem je podle § 4 zákona jakýkoliv údaj, který se týká konkrétní osoby, jejíž identitu lze z osobních údajů přímo či nepřímo určit. Osobními údaji tedy jsou v podmínkách OKzejména identifikační a adresní údaje čtenářů a uživatelů služeb OK nebo údaje o jejich výpůjčkách či jiných transakcích. OK postupuje při zpracování osobních údajů podle zákona, Knihovního řádu OK a dalších obecně platných právních předpisů. Osobní údaje jsou zpracovávány vlastními zaměstnanci manuálním a automatizovaným způsobem. OK zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tím účelem ověřuje.
Osobní údaje čtenářů OK zpracovává k účelu:
1. Ochrany majetku pořízeného z rozpočtových zdrojů, zejména pak knihovního fondu půjčovaného čtenářům absenčně, tedy fondu využívaného čtenáři mimo prostory knihovny.
2. Poskytování kvalitních služeb čtenářům mimo jiné tím, že * bude čtenáře účinně kontaktovat v případech vymezených knihovním řádem nebo v případech, že si to čtenář sám vyžádá; * povede přesnou evidenci o všech transakcích prováděných ve vztahu ke čtenáři, zejména o absenčních i prezenčních výpůjčkách, jejich předmětu, počátku i konci; * bude provádět kontroly jakosti prováděných služeb a důslednou kontrolu příčin reklamací čtenářů; * bude provádět statistická vyhodnocení své činnosti výpůjční a využije těchto poznatků k efektivnější akvizici a správě knihovních fondů.
3. Naplnění povinností uložených OK obecně závaznými právními předpisy - zejména zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a zřizovací listinou přijatou Zastupitelstvem obce Bořetice
K výše uvedenému účelu zpracovává OK osobní údaje čtenářů v tomto rozsahu:
A. Základní identifikační údaje čtenáře: - jméno a příjmení, - adresa bydliště čtenáře, tj. místo trvalého pobytu, - datum narození Tyto údaje je povinen čtenář uvést, pokud chce využívat služeb OK v plném rozsahu.
Čtenář, který nedá souhlas se zpracováním základních identifikačních údajů, může užívat pouze těch služeb knihovny, které OK poskytuje anonymně, tj. některé prezenční služby (prezenční studium fondu uloženého ve čtenářských prostorách, internetové služby). Služby, k jejichž provedení vyžaduje knihovna ze strany čtenáře platnou legitimaci OK, lze poskytovat pouze čtenářům, kteří souhlasí se zpracováním svých údajů v rozsahu stanoveném touto přílohou knihovního řádu. Základní identifikační údaje ověřuje OK podle platných osobních dokladů vydaných orgány státní správy a samosprávy k prokázání totožnosti, kterými lze ověřit všechny základní identifikační údaje. U občanů ČR je takovým dokladem občanský průkaz. OK ověřuje základní identifikační údaje při zápisu a dále při změně kteréhokoliv z těchto údajů. Knihovna dbá z důvodu ochrany knihovních fondů a jejich spravedlivého využití na to, aby nedošlo k několikanásobnému zápisu jednoho čtenáře v síti automatizovaných knihoven.
Proto před zápisem čtenáře provede příslušný pracovník podle dostupných osobních údajů vyhledání v databázi, aby tomu zabránil.
B. Další kontaktní údaje (pokud je čtenář uvede) - akademické tituly, - kontaktní či přechodná adresa čtenáře, - další možná spojení na čtenáře (telefon, e-mail apod.)
C. Údaje využívané pro statistické účely (pokud je čtenář uvede) - dosažené nebo probíhající vzdělání čtenáře, - současné povolání - identifikace školy, kterou čtenář navštěvuje.
D. Údaje služební - údaje o vydaných a zrušených legitimacích opravňujících k využívání služeb OK údaje o předmětu, místě a čase provedení, případně i ukončení absenční nebo prezenční výpůjčky či rezervace.
E. Údaje účetní - údaje o provedených finančních transakcích mezi čtenářem a OK, zejména jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech dle § 11 ods.1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění posledních předpisů.
Osobní údaje čtenáře OK uchovává v počítačových databázích, které dokumentují údaje čtenářů ve výše uvedeném rozsahu v prostorech OK. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů knihovnice.Tento systém ochrany dat je několikastupňový, tedy k přístupu k datům je zapotřebí překonání několika, vždy však alespoň dvou ochranných systémů. Data uložená v počítačových databázích jsou dále chráněna antivirovou ochranou a systémem bezpečnostních záloh. Všichni zaměstnanci OK jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními zákona, příslušné vnitřní směrnice a dalších závazných předpisů.
Zaměstnanci OK jsou mimo jiné povinni dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených. Zaměstnanci OK jsou dále povinni vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů (kupříkladu sdělovat jakékoliv osobní údaje jiné osobě, než která je subjektem údajů nebo je jejím zákonným zástupcem) a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům čtenářů OK. Knihovna zpracovává osobní údaje čtenářů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy čtenář vyplní s knihovnicí přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Osobní údaje čtenáře zpracovává knihovna, dokud s tím čtenář nevysloví písemně nesouhlas, nebo dokud neuplyne lhůta dvou let od vypršení platnosti jeho legitimace a zároveň lhůta alespoň dvou let od vypořádání posledního závazku čtenáře vůči knihovně.
Pokud čtenář požádá o ukončení zpracování svých osobních údajů, nebo pokud uplyne výše uvedená lhůta, má se členství čtenáře v OK za ukončené a knihovna provede likvidaci osobních údajů následujícím způsobem: Údaje uložené v počítačové databázi jsou beze zbytku vymazány.
V případě porušení povinností OK vzniká čtenáři nárok na poskytnutí omluvy, opravy, eventuálně i přiměřené peněžité náhrady. Pokud čtenář zjistí, že došlo k porušení povinností ze strany OK, má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů s žádostí o zajištění opatření k nápravě.